Progettare l'organizzazione - dispensa n°1

L'obiettivo è creare idonea conoscenza delle strutture organizzative distinguendo in base agli scopi sociali e alle caratteristiche strutturali della varie realtà. Si parlerà quindi delle società e delle altre forme con brevi riferimenti agli elementi di diritto che presiedono la creazione delle singole persone giuridiche e alle varie procedure amministrative. Ma soprattutto una disamina approfondita sulle modalità di scelta e sui procedimenti razionali che consentono di definire la miglior organizzazione per l'obiettivo che si ha.


Premessa

La nostra analisi parte dalla considerazione che quando gli esseri umani svolgono una qualsiasi attività tendono a perseguire un determinato scopo, cercando altresì di ottenere il miglior risultato impiegando la minor quantità di risorse possibile.

È importante notare che questo l’uomo lo fa sempre, anche nello svolgimento di azioni quotidiane come vestirsi e nutrirsi, infatti queste azioni vengono attuate in modo naturale e senza pensare a ciò che si fa in quanto è ben presente nella mente di ciascuno un modello di riferimento ripetuto con successo un numero indefinito di volte e quindi definitivamente assimilato.-

Con ciò si dimostra che sempre l’uomo si esprime attraverso un progetto cioè cerca di delineare preventivamente quella che sarà la sua azione per evitare l’insuccesso o almeno ridurre l’intensità del rischio.

Se il concetto viene riferito all’azienda, intesa come organismo complesso e condizionato da molte variabili, dove il rischio è continuo e dove ogni errore viene scontato con pregiudizio degli obiettivi, è indispensabile che l’azienda stessa operi, in tutte le sue manifestazioni, impiegando opportune tecniche di progettazione.


Progetto e piano

Capita spesso, nell’ambito delle attività e nel mondo dei servizi, di sentir parlare di progettazione e di pianificazione in modo indistinto come se le due azioni non godessero di una loro propria specificità. Non si intende spendere tempo solo per dissipare una mera questione terminologica, non ne varrebbe la pena, ma non si può non rilevare che anche la chiarezza dei termini impiegati aiuta ad avere chiarezza sulle azioni da compiere in relazione alle singole situazioni.

Allo scopo è possibile partire dalle definizioni da dizionario.

Progettazione : Preparazione di un progetto/ attività del progettare/ideazione di qualcosa

Progetto : studio preparatorio di un’opera o di un’impresa. Insieme di disegni e di calcoli che costituiscono lo studio preparatorio di un’opera. Ciò che si pensa di fare in futuro, cioè è riferito a qualcosa che ancora non c’è.

Pianificazione : programmazione di un’attività secondo un piano prestabilito.

Sostanzialmente il progetto viene approvato e successivamente realizzato, mentre il “piano” ovvero l’attività pianificata, viene realizzata lentamente nel tempo e si realizza attraverso la costruzione di oggetti o la realizzazione di processi con caratteristiche conformi a quanto pianificato.

Come si può comprendere le definizioni derivano dal mondo dell’architettura e dell’urbanistica. In mancanza di analoga precisione nei diversi settori dei servizi possiamo mutuare qualche ragionamento dal mondo delle tecniche architettoniche ed urbanistiche.

Il progetto riguarda l’architettura ed è ciò che deve essere fatto prima della costruzione della casa e con tale costruzione conclude la sua esistenza e ragion d’essere e non deve essere riproposto. Il piano urbanistico tende invece a definire come e dove devono essere costruite le case nel territorio quindi appena varato comincia ad essere attuato e ancor prima della sua conclusione deve essere studiata la sua evoluzione e la successiva edizione.

Dunque, come si è detto, in architettura l’avvenuta esecuzione di un progetto è la costruzione di una casa. Una volta fatta non richiede altro nell’immediato, una riprogettazione sarà necessaria solo dopo un certo tempo, quando la struttura si sarà deteriorata o non sarà più idonea a soddisfare i requisiti richiesti da quanti la abitano. Il progetto serve a realizzare un prodotto e servirà un altro progetto quando il prodotto realizzato non è più rispondente ai bisogni. Questo concetto deve essere applicato a tutti i settori produttivi sia di prodotti che di servizi e a questo ci si attiene nel prosieguo del corso.


Definizione di organizzazione

Progettare l’organizzazione significa attuare dei procedimenti razionali che consentono di definire la miglior organizzazione in relazione ad un obiettivo definito. È intanto evidente che un’organizzazione può essere più o meno adeguata n on in termini assoluti, ma in relazione ad obiettivi determinati; quindi prima di tutto deve essere chiaro l’obiettivo.

Prima di tutto comunque è necessario stabilire quali siano i principali elementi costitutivi dell’organizzazione allo scopo di fissare gli elementi di base a cui sia possibile riferirsi in seguito senza perdere di vista da dove ogni organizzazione trae il suo fondamento.

Una definizione che si può dare è la seguente: “L’organizzazione è un insieme di risorse orientate al persegui-mento di una finalità comune, in un costante rapporto con l’ambiente di riferimento”

Questa definizione, essenziale, ci permette di fissare i fondamentali elementi costitutivi presenti in ogni organizzazione.

Dunque si tratta di due elementi:

• La finalità primaria
• L’ambiente di riferimento

La finalità primaria dell’organizzazione è la sua mission, ovvero la sua ragion d’essere, ciò che assume il valore di priorità assoluta rispetto a tutte le altre variabili che compongono l’organizzazione stessa.

Se dunque la mission è l’elemento fondamentale dell’organizzazione ne consegue che tutto il resto, tutte le altre risorse, sono ad essa subordinate. La mission deve orientare tutto e tutti e ciascuno, nell’ambito dello specifico sotto-obiettivo che gli è stato assegnato deve agire mantenendo costante riferimento all’obiettivo generale escludendo fini personali o particolari che non siano compatibili con la mission.

Cerchiamo ora di scoprire in cosa consiste la mission o finalità primaria dell’organizzazione mettendo subito in evidenza ciò che non è. Non è rappresentata dai prodotti o servizi che fa e neanche l’obiettivo di profitto.

La mission è come un’organizzazione si vuole porre rispetto a uno o più bisogni esistenti in un dato ambiente, ossia la mission è rappresentata dall’utilità che l’organizzazione si propone di offrire a quel determinato ambiente in relazione ad alcuni bisogni presenti. Quindi è chiaro che la mission definisce il rapporto che l’organizzazione si propone di avere col suo ambiente e “rappresenta quell’obiettivo che deve essere perseguito, pena la sopravvivenza dell’organizzazione stessa”

Gli obiettivi di carattere economico o altri sono comunque secondari, nel senso che non potranno di sicuro essere raggiunti se l’organizzazione non sopravvive. Siccome l’obiettivo primario, quello che determina la morte dell’organizzazione se non viene raggiunto, è la mission cioè ciò che l’organizzazione vuole offri tre all’ambiente, è chiaro che non si può prescindere dall’ambiente di riferimento.

È fondamentale evidentemente tenere continuamente sotto controllo la compatibilità della propria mission rispetto alle condizioni ambientali e si deve essere pronti a modificarla se necessario.

Si può dunque dire che l’ambiente è addirittura parte costituente dell’organizzazione, anche se è fuori dai suoi confini fisici, e non solo un elemento di cui tener conto. Quindi per studiare e comprendere i fenomeni di un’organizzazione bisognerà partire dall’osservazione di quel che accade nel suo ambiente e non soltanto al suo interno. Si può concludere che le organizzazioni non possono agire come meglio credono, ma se vogliono raggiungere il loro obiettivo, di profitto o di altro genere, devono determinare una mission concepita in modo da garantire una modalità di costante relazionalità con l’ambiente

Si parla di riposizionamento strategico dell’organizzazione tutte le volte che la mission viene cambiata anche parzialmente e ciò è frutto di una ridefinizione del rapporto con l’ambiente di riferimento.



Finalità primaria - Requisiti

In primo luogo è indispensabile che sia comune a tutti i membri dell’organizzazione. la Finalità Primaria - mission – deve avere alcune caratteristiche imprescindibili:



1. deve essere conosciuta da tutti, quindi l’organizzazione deve impegnarsi a diffondere la propria mission in modo chiaro e costante

2. deve essere compresa da tutti, quindi ciascun membro dell’organizzazione deve impegnarsi a mantenere una costante verifica su quali responsabilità tale mission comporti rispetto al ruolo ricoperto nell’organizzazione così da conoscere sempre quale debba essere il contributo che deve dare per il conseguimento della finalità primaria

3. deve assicurare adesione rispetto alla finalità in quanto l’organizzazione è un mezzo per raggiungere un fine, quindi non ha valore in sé e l’adesione può esserci solo se c’è condivisione del fine.